Tổ chức lễ khai trương thành công, giúp đánh dấu sự khởi đầu tốt đẹp, may mắn của một doanh nghiệp, tổ chức. Đồng thời cũng giới thiệu một thương hiệu mới đến khách hàng.
Tổ chức lễ khai trương là hoạt động gì?
- Tổ chức khai trương là một hoạt động đánh dấu sự ra mắt của một cửa hàng, công ty, thương hiệu vói khách hàng, thị trường.
- Là dịp để doanh nghiệp quảng bá thương hiệu vô cùng hiệu quả.
- Giúp thắt chặt mối quan hệ với những đối tác, khách hàng lớn và mở rộng quan hệ với các đối tác và khách hàng tiềm năng.
Quy trình tổ chức lễ khai trương
Để một buổi lễ khai trương thành công, không thể quên được các bước cần phải chuẩn bị kỹ càng và sẵn sàng cho buổi lễ.
- Lên ý tưởng tổ chức chương trình
- Đưa ra kế hoạch chi tiết
- Lên nội dung chương trình
- Chuẩn bị các thiết bị dùng cho buổi lễ
- Tiến hành lễ khai trương
- Kết thúc sự kiện lễ khai trương.
Lên ý tưởng tổ chức chương trình
- Căn cứ vào mục đích của buổi lễ khai trương, nhà tổ chức sẽ lên danh sách khách mời, đối tượng tham dự và quy mô tổ chức buổi lễ.
- Thông qua yếu tố này, buổi lễ khai trương sẽ thu hút được đúng đối tượng quan tâm và đồng thời quảng bá thương hiệu của mình.
Đưa ra kế hoạch chi tiết
- Nếu có kế hoạch chi tiết thì có thể hoạch định tốt chi phí ngân sách dành cho chương trình.
- Ngoài ra cũng giúp cho các bộ phận tham gia tổ chức nắm được hạng mục và các giai đoạn mà mình thực hiện và chịu trách nhiệm.
Lên nội dung chương trình.
- Nội dung chương trình được xây dựng độc đáo và ấn tượng.
- Với từng phần trò chơi, hoạt động đan xen dành cho người tham dự hoặc khách mời sẽ gây nên ấn tượng tốt cho buổi lễ.
Chuẩn bị các thiết bị cần thiết cho lễ khai trương
- Liên hệ các cơ quan nhà nước để làm các thủ tục xin phép tổ chức chương trình.
- Thiết kế banner, in ấn và phát thiệp mời.
- Liên hệ đơn vị cho thuê thiết bị sự kiện để chuẩn bị các thiết bị cần thiết.
- Lên danh sách khách mời tham dự.
- Kiểm tra địa điểm tổ chức chương trình.
Tiến hành trước buổi lễ khai trương
- Thi công các hạng mục
- Hoàn thiện khu vực bên ngoài và bên trong nơi tổ chức
- Khu vực tổ chức thường được lắp dựng nhà bạt không gian, dù sự kiện hoặc các thiết bị che nắng mưa khác.
- Trang trí và chuẩn bị khu vực tiệc
Tiến hành trong buổi lễ khai trương.
- Thông thường là màn trình diễn múa lân rồng
- Các tiết mục trò chơi để làm nóng không khí của buổi lễ.
- Giới thiệu về buổi lễ, các vị đại biểu, chủ doanh nghiệp
- Tiến hành nghi thức cắt băng khai trương.
- Kết thúc chương trình, tiếp tân tiễn khách và có thể tặng quà.
Kết thúc chương trình
- Các đơn vị cho thuê thiết bị sẽ tiến hành tháo dỡ các hạng mục thiết bị.
- Dọn dẹp vệ sinh và trả lại mặt bằng.
Một số loại hình tổ chức lễ khai trương.
Có thể áp dụng quy trình tổ chức lễ khai trương cho một số loại hình tổ chức sau:
- Tổ chức khai trương cửa hàng
- Tổ chức khai trương siêu thị
- Tổ chức khai trương nhà hàng
- Tổ chức khai trương showroom
- Tổ chức sự kiện khai trương văn phòng, công ty.
Một số câu hỏi nhà cung cấp thường gặp khi tổ chức lễ khai trương.
Chi phí tổ chức cho một buổi lễ khai trương là bao nhiêu?
- Rất khó để trả lời cho câu hỏi này vì tuỳ thuộc vào quy mô tổ chức, các thiết bị thuê dùng, yêu cầu của khách hàng theo từng chương trình cụ thể.
- Tốt nhất khách hàng cần liên hệ và trao đổi trực tiếp cùng nhà cung cấp dịch vụ.
Lễ khai trương sẽ cần những thiết bị nào?
- Nếu tổ chức trong nhà có mái che thì các thiết bị cơ bản cần có là sân khấu, bàn ghế cho khách mời, âm thanh, ánh sáng , thảm đỏ, …
- Nếu tổ chức ngoài trời thì cần phải có thêm nhà bạt sự kiện, … bên cạnh các thiết bị khi tổ chức trong nhà.
