Tổ chức hội thảo, hội nghị là các hoạt động tạo nên các buổi gặp mặt giao lưu trao đổi cùng các đối tác, khách hàng hiện có vừa bàn các vấn đề lớn, tổng kết tình hình hoạt động của doanh nghiệp và định hướng hoạt động tương lai.
Tổ chức hội thảo, tổ chức hội nghị là hoạt động gì?
Tổ chức hội thảo
- Tổ chức hội thảo là hoạt động giúp cho doanh nghiệp có cơ hội gặp gỡ, giao lưu trao đổi với các đối tác, khách hàng hiện có .
- Giúp doanh nghiệp quảng bá sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp, thu hút khách hàng tiềm năng.
- Các hoạt động chính trong buổi hội thảo là thảo luận về một vấn đề thực tiễn, đối thoại và thăm dò ý kiến khách hàng, chia sẽ kiến thức về ngành nghề.
Tổ chức hội nghị
- Tổ chức hội nghị là hoạt động tổ chức các cuộc gặp mặt quan trọng để bàn về các vấn đề lớn
- Tổng kết tình hình hoạt động của doanh nghiệp hoặc rút kinh nghiệm và đưa ra phương hướng hoạt động trong tương lai.
Một số hình thức tổ chức hội thảo, hội nghị thường thấy hiện nay
- Hội nghị tri ân khách hàng
- Hội thảo bảo hiểm nhân thọ
- Hội thảo khách hàng
- Hội thảo du học
- Lễ tri ân khách hàng
- Lễ tổng kết năm
- Lễ trao giải
- Lễ vinh danh
- Hội nghị khoa học
- Hội nghị công ty cuối năm
- Hội thảo tổng kết tình hình kinh doanh
- Hội nghị khách hàng
Tổ chức hội thảo về cây trồng tại Bà Rịa Vũng Tàu
Quy trình tổ chức hội thảo, tổ chức hội nghị gồm 6 bước
Dưới đây là quy trình tổ chức hội thảo, tổ chức hội nghị được sử dụng nhiều nhất:
Bước 1: Xác định chủ đề được nhắc đến trong hội thảo hội nghị
- Cần xác định chủ đề rõ ràng cụ thể trong hội thảo hội nghị.
- Điểm này để lên kế hoạch cho việc xây dựng nội dung hoạt động diễn ra trong buổi hội thảo hội nghị.
Bước 2: Xây dựng kế hoạch tổ chức hội thảo hội nghị
- Mục đích và mục tiêu cần phải đạt được khi tổ chức chương trình
- Nội dung chính của buổi hội thảo hội nghị là gì?
- Khu vực tổ chức và thời gian tổ chức
- Ngân sách dành cho việc tổ chức
- Đơn vị tổ chức hội thảo, tổ chức hội nghị
- Lên danh sách khách mời tham dự
Bước 3: Chuẩn bị trước buổi hội thảo hội nghị
- Chuẩn bị không gian tổ chức hội thảo và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
- Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm như teabreak, ăn uống, nghỉ ngơi, đưa đón
- Truyền thông cho sự kiện
- In ấn tài liệu
- Phát thư mời cho khách mời
Bước 4: Tổ chức hội thảo, hội nghị
- Tổ chức đón tiếp khách mời và người tham dự hội nghị
- Điều hành sự kiện theo đúng nội dung đã lên kịch bản
Bước 5: Kết thúc chương trình hội thảo, hội nghị
- Gửi lời cảm ơn đến khách mời và người tham dựng
- Gửi tặng quà lưu niệm
- Ghi biên bản hội thảo, hội nghị
Bước 6: Xử lý và đánh giá hiệu quả thông tin hội thảo, hội nghị
- Đưa ra nhận xét đánh giá chung về chương trình.
- Kết quả về hoạt động truyền thông.
Những thiết bị cần thiết khi tổ chức hội thảo hội nghị ngoài trời.
Hầu hết các hội thảo hội nghị tổ chức ngoài trời đều phải đảm bảo đủ không gian cho khách mời và các trang thiết bị phục vụ cho hội thảo hội nghị.
Sau đây là một số thiết bị tối cần thiết nhất dành cho chương trình tổ chức ngoài trời:
- Nhà bạt không gian hay dù sự kiện
- Sân khấu
- Thảm đỏ
- Hệ thống âm thanh, ánh sáng
- Hệ thống điện, đèn , màn hình chiếu
- Bàn ghế sự kiện cho người tham dự
